Trong kỷ nguyên số, quản lý tài chính không chỉ dừng lại ở việc ghi chép sổ sách mà còn đòi hỏi sự chính xác, tốc độ và khả năng kết nối linh hoạt giữa các phòng ban. Trong đó, phần mềm ERP kế toán là phân hệ quản trị tài chính kế toán quan trọng thuộc bộ giải pháp tổng thể ERP, giúp doanh nghiệp thực hiện và quản lý các tác vụ kế toán chính xác và hiệu quả.
Bài viết dưới đây sẽ bật mí 9 tính năng nổi bật của ERP kế toán, chứng minh lý do vì sao đây là giải pháp tối ưu cho mọi doanh nghiệp.
Quản lý sổ cái (GL)
Sổ cái kế toán đóng vai trò trung tâm trong hệ thống tài chính của doanh nghiệp, là nơi lưu trữ và theo dõi tất cả các giao dịch tài chính phát sinh như thu nhập, chi phí, giá trị vốn và tài sản. Tính năng này giúp tự động hóa việc ghi chép và cập nhật các bút toán kế toán một cách chính xác và kịp thời, giảm thiểu sai sót so với phương pháp nhập liệu thủ công.
Với khả năng tích hợp đa chiều, tính năng GL cho phép kết nối với các hoạt động khác như mua hàng, bán hàng và quản lý dòng tiền. Nhờ đó, nhà quản lý có thể truy cập và phân tích dữ liệu tài chính một cách toàn diện, lập báo cáo nhanh chóng mà không cần chờ đợi thông tin từ các phòng ban khác
Quản lý tài khoản phải trả (AP)
Trong bất kỳ doanh nghiệp nào, việc kiểm soát các khoản phải trả là yếu tố then chốt để duy trì dòng tiền ổn định và mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp. Tính năng quản lý tài khoản phải trả (AP) đóng vai trò là công cụ quản lý toàn diện các khoản nợ phải trả cho nhà cung cấp và đối tác kinh doanh. Hệ thống tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn từ khâu tiếp nhận, phê duyệt đến thanh toán, giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ dòng tiền chi ra.
Không chỉ giúp tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn, tính năng AP còn hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi lịch sử thanh toán, quản lý thời hạn trả nợ và tối ưu hóa dòng tiền. Hệ thống còn cung cấp các báo cáo chi tiết về tình hình công nợ, giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp và tận dụng được các ưu đãi thanh toán sớm.
Quản lý tài khoản phải thu (AR)
Tính năng AR là công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi các khoản phải thu từ khách hàng một cách hiệu quả. Hệ thống ERP tự động ghi nhận doanh thu, xuất hóa đơn và cập nhật công nợ theo thời gian thực. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát tình hình thu hồi công nợ một cách hiệu quả mà không cần xử lý thủ công.
Một ưu điểm quan trọng của AR là khả năng tự động gửi nhắc nợ đến khách hàng, giúp giảm tình trạng chậm thanh toán. Ngoài ra, hệ thống còn phân tích tuổi nợ, cung cấp báo cáo chi tiết theo từng khách hàng để doanh nghiệp đánh giá rủi ro tín dụng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh chính sách thanh toán phù hợp, tối ưu hóa dòng tiền và hạn chế nợ xấu.
Quản lý tiền mặt (CM)
Tính năng quản lý tiền mặt (CM) trong ERP kế toán là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát và tối ưu hóa dòng tiền. Hệ thống cho phép theo dõi chi tiết các khoản thu chi, đối chiếu số dư ngân hàng và cung cấp cái nhìn tổng thể về tình hình tài chính theo thời gian thực. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nắm bắt chính xác dòng tiền vào – ra, hạn chế rủi ro mất cân đối tài chính.
CM không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi dòng tiền mà còn giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác tình hình tài chính, từ đó đưa ra các quyết định đầu tư và chi tiêu hợp lý. Tính năng này còn hỗ trợ lập kế hoạch ngân sách, quản lý thanh khoản và tối ưu hóa việc sử dụng vốn lưu động. Đặc biệt, khả năng tích hợp với tài khoản ngân hàng giúp tự động hóa việc đối chiếu và cập nhật số dư.
Theo dõi và kiểm soát thu chi
Theo dõi và kiểm soát thu chi là một trong những tính năng then chốt giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền một cách minh bạch và chính xác. Hệ thống ERP kế toán tự động ghi nhận, phân loại và theo dõi các khoản thu chi theo nhiều tiêu chí khác nhau, từ đó đảm bảo tính minh bạch và chính xác và giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và quản lý dòng tiền.
Đặc biệt, tính năng này giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và phân tích các khoản thu chi theo thời gian thực. Việc tự động hóa quy trình xử lý chứng từ không chỉ giảm thiểu sai sót mà còn tiết kiệm thời gian đáng kể. Hệ thống còn cung cấp các báo cáo chi tiết về tình hình thu chi, giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định tài chính phù hợp và kịp thời.
Quản lý tài sản cố định
Tính năng quản lý tài sản cố định trong ERP giúp doanh nghiệp theo dõi toàn diện vòng đời của tài sản từ khi mua sắm, sử dụng đến thanh lý. Hệ thống tự động tính toán khấu hao, ghi nhận các thay đổi về giá trị và tình trạng tài sản theo thời gian thực. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát tài sản hiệu quả mà không cần xử lý thủ công.
Đặc biệt, tính năng này giúp tự động hóa việc tính toán khấu hao theo nhiều phương pháp khác nhau, theo dõi chi phí bảo trì và sửa chữa tài sản. Đồng thời, hệ thống cung cấp báo cáo chi tiết về hiệu suất sử dụng tài sản, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn về đầu tư và thanh lý tài sản.
Theo dõi và kiểm soát công nợ
Quản lý công nợ hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì dòng tiền ổn định mà còn giảm thiểu rủi ro tài chính. Đặc biệt, tính năng theo dõi và kiểm soát công nợ trong hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng giúp phòng tài chính quản lý các khoản công nợ phải thu và phải trả một cách chi tiết.
Hệ thống không chỉ tự động cập nhật tình trạng công nợ theo thời gian thực mà còn phân loại theo thời gian và mức độ ưu tiên, từ đó giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc kiểm soát dòng tiền. Để hiểu rõ hơn về tính năng này, bạn có thể tìm hiểu về phần mềm SAP – một trong những hệ thống ERP hàng đầu với tính năng quản lý công nợ mạnh mẽ, được nhiều doanh nghiệp ở mọi quy mô tin tưởng sử dụng.
Quản lý giá thành
Tính năng quản lý giá thành trong ERP là công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tính toán và phân tích chi phí sản xuất một cách chính xác. Hệ thống tự động tổng hợp các yếu tố chi phí, phân bổ chi phí chung và tính toán giá thành theo nhiều phương pháp khác nhau, giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về chi phí sản xuất.
Việc quản lý giá thành chặt chẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác cấu trúc chi phí, từ đó đưa ra chiến lược định giá hợp lý và tối ưu hóa quy trình sản xuất. Hệ thống còn cung cấp các báo cáo phân tích chi tiết, giúp nhà quản lý xác định được các cơ hội tiết kiệm chi phí và cải thiện biên lợi nhuận.
Xây dựng báo cáo tài chính toàn diện
Báo cáo tài chính là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động và tuân thủ các quy định kế toán. Tính năng xây dựng báo cáo tài chính trong ERP tích hợp dữ liệu từ tất cả các module để tạo ra các báo cáo tài chính chuẩn mực. Hệ thống tự động tổng hợp và xử lý dữ liệu theo thời gian thực, đảm bảo tính chính xác và kịp thời của thông tin.
Không chỉ giúp tự động hóa việc lập báo cáo tài chính theo các chuẩn mực kế toán, mà hệ thống còn cung cấp các công cụ phân tích chuyên sâu. Nhà quản lý có thể dễ dàng truy cập các chỉ số tài chính quan trọng, phân tích xu hướng và dự báo kết quả kinh doanh, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược phù hợp.
Phần mềm ERP kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình tài chính mà còn mang lại khả năng quản lý toàn diện, từ sổ cái, công nợ, dòng tiền đến tài sản cố định và báo cáo tài chính. Với 9 tính năng quan trọng được đề cập, hệ thống ERP kế toán giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất vận hành, kiểm soát chặt chẽ tài chính và đưa ra quyết định chính xác dựa trên dữ liệu hơn.
