Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả là vấn đề quan trọng cần được mọi người quan tâm. Cùng socialmarketing.vn tìm hiểu dưới đây nhé!
Quản Lý Thời Gian Là Gì?
Là quá trình lên kế hoạch và tổ chức thời gian cho từng hoạt động cụ thể, chi tiết từng bước cho đến khi hoàn thành mọi mục tiêu đề ra.
Vì thời gian có hạn, bạn càng có kỹ năng quản lý thời gian tốt, quỹ thời gian sử dụng càng hiệu quả. Sự hiệu quả của việc quản lý thời gian được đánh giá dựa trên kết quả công việc làm ra, không dựa trên thời gian hoàn thành nhanh hay chậm.
Xác định mục tiêu
Xác định mục tiêu là cách quản lý thời gian khoa học nhất. Khi có mục tiêu rõ ràng bạn sẽ biết mình cần phải làm gì để đạt được mục tiêu đó.
Đương nhiên việc để làm được việc đó bắt buộc bạn phải lên lịch trình cụ thể trong một khoảng thời gian bao lâu phải hoàn thành mục tiêu. Khi đó bạn sẽ làm chủ được thời gian và không để thời gian trôi đi một cách lãng phí.
Liệt kê những công việc cần phải làm
Liệt kê ra danh sách những công việc cần phải làm trong ngày, trong tuần và trong tháng. Việc này sẽ giúp bạn dễ dàng quản lý được quỷ thời gian quý giá của mình.
Bạn sẽ biết mình cần phải làm gì vào giờ nào, như vậy bạn sẽ không phải mất thời gian nhớ xem mình phải làm việc gì trong ngày hôm nay hoặc việc gì tiếp theo sau khi hoàn thành xong công việc nào đó.
Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
Sau khi liệt kê những công việc cần làm, bạn hãy dành chút thời gian kiểm tra lại xem công việc nào quan trọng cần phải làm trước, công việc nào có thể để lại sau.
Những công việc quan trọng bạn hãy đánh dấu lại và làm ngay để đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời gian, sau đó hãy tiếp tục làm những công việc còn lại.
Việc sắp xếp kiểu này giúp bạn không phải vội vàng hay căng thẳng vì lỡ quên những việc quan trọng mà vẫn đảm bảo những công việc khác vẫn được giải quyết đúng thời hạn.
Đọc thêm: Rèn luyện kỹ năng giao tiếp hiệu quả giúp bạn tăng nhiều mối quan hệ
Quản lý căng thẳng
Trong cách quản trị thời gian hiệu quả, không thể không nhắc đến việc xử lý căng thẳng. Căng thẳng trong công việc sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến năng suất và chất lượng công việc.
Chủ động xử lý căng thẳng giúp bạn không bị rơi vào tình trạng mất kiểm soát về thể chất lẫn tinh thần. Các vấn đề về thể chất có thể là bệnh huyết áp cao, tim mạch, dạ dày, đau đầu. Vấn đề tinh thần bao gồm trầm cảm, lo sợ, nghĩ đến cái chết,…
Tập trung vào chất lượng hơn số lượng
Sắp xếp nơi làm việc khoa học
Sắp sếp nơi làm việc khoa học giúp bạn không mất thời gian tìm kiếm những hồ sơ, tài liệu cần thiết khi cần. Một nơi làm việc lộn xộn với đống tài liệu mới – cũ, quan trọng – không quan trọng hỗn độn không chỉ khiến bạn cảm thấy rối mắt mà nó còn làm mất nhiều thời gian khi bạn cần tìm một loại tài liệu gì đó.
Vì vậy hãy sắp xếp ngăn nắp và khoa học cho nơi làm việc khi đó bạn sẽ có thêm nhiều thời gian để không phải lãng phí thời gian cho những công việc vô bổ.
Phương pháp quản lý thời gian
Quản lý thời gian theo phương pháp 4D
4D là tên viết tắt của phương pháp Do – Dump – Delegate – Defer, trong đó:
- Do – hãy thực hiện ngay công việc quan trọng trước mặt
- Dump – loại bỏ những công việc vô nghĩa để tiết kiệm thời gian
- Delegate – hãy giao việc cho người có khả năng làm tốt hơn bạn
- Defer – nếu không thể thực hiện công việc đó ngay, hãy ghi chép lại vào cuốn sổ tay và xác định thời gian sẽ làm việc đó
Quản lý thời gian theo phương pháp 40 – 30 – 20 – 10
Phương pháp 40 – 30 – 20 – 10 được áp dụng trong mọi lĩnh vực. Đây cũng là phương pháp quản lý thời gian khoa học và hiệu quả nhất. 40 – 30 – 20 – 10 Giúp bạn có được một khuôn khổ để phân bổ thời gian hợp lý.
Quản lý thời gian theo phương pháp 40 – 30 – 20 – 10 được thực hiện như sau:
- Những công việc quan trọng nhất: 40%
- Thời gian cho những việc quan trọng thứ nhì: 30%
- Những việc quan trọng thứ ba: 20%
- Thời gian kết hợp mọi việc: 10%
Lời kết
Hy vọng rằng đến đây thì bạn đã biết quản lý thời gian là gì? Hãy bắt đầu kỹ năng quản lý thời gian ngay hôm nay để làm việc, học tập một cách hiệu quả hơn nhé!
My My – Tổng hợp và chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo: careerlink.vn, cuocsongdungnghia.com, resources.base.vn,…)
