Làm thế nào để có những kỹ năng quản lý công việc hiệu quả nhất?

Làm thế nào để hoàn thành công việc một cách tốt nhất? Làm thế nào để có kỹ năng quản lý công việc hiệu quả nhất?

Quản lý công việc là gì?

Theo nghĩa chung nhất được hiểu là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đề ra một cách hiệu quả.

Về cơ bản là xử lý các nhiệm vụ từ khi bạn tạo ra nhiệm vụ cho đến khi bạn hoàn thành nó. Nó cũng chính là việc áp dụng các kỹ năng, kinh nghiệm để sắp xếp các công việc khoa học nhằm đạt được mục tiêu đề ra một cách hiệu quả.

Vì sao cần quản lý công việc hiệu quả?

Quản lý công việc hiệu quả giúp bạn kiểm soát chính xác các công việc cần thực hiện, đảm bảo tiến độ và chất lượng của công việc:

• Quản lý công việc hiệu quả sẽ giúp bạn kiểm soát chính xác những gì mình cần làm và mức độ ưu tiên của các công việc này. Việc này sẽ giúp bạn hoàn thành các mục tiêu đề ra một cách nhanh chóng và hiệu quả, đồng thời giảm khả năng trì hoãn các công việc.
• Quản lý công việc hiệu quả giúp bạn giảm thiểu căng thẳng và lo lắng mỗi khi phải đối mặt với các thời gian hoàn thành một số lượng lớn công việc.
• Khi kiểm soát công việc hiệu quả, bạn sẽ cập nhật tiến độ công việc liên tục. Từ đó, giúp bạn cải thiện, nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc một cách rõ rệt.

Những kỹ năng quản lý công việc hiệu quả

Phân loại công việc – kỹ năng quản lý công việc

Kỹ năng tiết kiệm thời gian tăng hiệu suất làm việc là phân loại công việc trong ngày theo nguyên tắc khẩn cấp: công việc quan trọng và khẩn cấp, quan trọng nhưng không khẩn cấp, không quan trọng nhưng khẩn cấp, không quan trọng và không khẩn cấp.

Xác định mục tiêu cụ thể – kỹ năng quản lý công việc

Mục tiêu chính là kim chỉ nam dẫn đường đi đến đích một cách hiệu quả. Không có mục tiêu rõ ràng cho mỗi công việc cũng như cả chuỗi công việc hàng ngày cũng giống như mò mẫm trong đêm không biết đường đi cụ thể.

Thêm vào đó, mục tiêu cũng giống như động lực thúc đẩy con người làm việc hăng say hơn, hiệu quả hơn. Vì vậy, xác định mục tiêu cụ thể cho công việc hàng ngày là điều quan trọng hàng đầu để có những ngày làm việc hiệu quả.

Tham khảo: Tổng hợp những kỹ năng làm việc văn phòng mà ai cũng nên biết

Nghỉ ngơi ngắn sau khi hoàn thành công việc

Dù chỉ 15 – 20 phút, bạn cũng nên cho mình một khoảng thời gian để nghỉ ngơi sau khi kết thúc một hạng mục công việc và trước khi bắt đầu cho việc làm tiếp theo.

Thời gian ngắn mà quý giá này sẽ giúp cho tinh thần bạn được sảng khoái hơn, cơ thể được nghỉ ngơi và nạp lại năng lượng đã mất.

Đặt thời gian giới hạn để hoàn thành công việc

Bạn nên có thói quen đặt ra kỳ hạn cuồi cùng cho những nhiệm vụ của mình. Lời khuyên cho bạn là nên ghi ra giấy tất cả những nhiệm vụ cần phải hoàn thành, thì bạn sẽ có quyết tâm để thực hiện những nhiệm vụ đó.

Nếu bạn cố gắng hoàn thành đúng thời hạn mình đề ra thì bạn sẽ không rơi vào tình trạng “nước đến chân mới nhảy”. Chắc chắn lúc đó bạn sẽ xảy ra sai sót nếu bạn làm một cách vội vã.

Luôn có thời gian dự phòng – kỹ năng quản lý công việc

Nếu để ý lịch làm việc của những người kiểm soát tốt thời gian, bạn sẽ dễ dàng nhận ra họ luôn để dư ra một chút thời gian giữa các buổi họp hay làm việc. Khoảng thời gian này tương đối quan trọng bởi chẳng ai biết được rằng liệu có việc đột xuất nào sẽ diễn ra hay không.

Nhắc nhở thường xuyên – kỹ năng quản lý công việc

Đôi khi dù bạn đã lên kế hoạch nhưng có những sự kiện, các hoạt động khác không có trong kế hoạch xảy ra như họp đột xuất, việc gia đình, sức khỏe, cá nhân…

Vì vậy bạn cần có sự nhắc nhở thường xuyên để hoàn thành và thay đổi, điều chỉnh hợp lý.

Đánh giá kết quả làm việc hàng ngày

Chúng ta chỉ có thể tiến bộ, có thể dành được những kết quả cao hơn nếu như chúng ta rút ra cho mình những kinh nghiệm quý giá sau mỗi giai đoạn của công việc.

Đánh giá kết quả công việc hàng ngày là điều cần thiết để bạn có thể nhận biết mình đã làm tốt được công việc của mình hay chưa, giúp bạn định hình được tiến độ công việc và có những giải pháp hiệu quả hơn trong tương lai.

Vì vậy, đánh giá kết quả làm việc hàng ngày cũng chính là điều cần thiết để quản lý công việc hàng ngày hiệu quả.

Lời kết

Muốn thành công thì kỹ năng quản lý công việc hiệu quả là vô cùng cần thiết. Hy vọng sau khi đọc bài viết này các bạn sẽ có thêm các gợi ý để sắp xếp và thực hiện các công việc của mình khoa học.

My My – Tổng hợp và chỉnh sửa

(Nguồn tham khảo: nghenghiep.timviecnhanh.com, 94now.com, chefjob.vn,…)